Halten Sie vier Dinge fest: welche Maßnahme es war, was sie inhaltlich umfasste, wie lange sie dauerte und wer teilgenommen hat. Dazu gehört eine kurze Begründung, warum diese Maßnahme zu Ihrem Einsatz von KI passt. Eine Zertifizierung ist nicht nötig, und die Akte passt auf wenige Seiten.
Seit Juli 2026 verlangt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung von Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Was sich geändert hat, steht im Beitrag Gilt die KI-Schulungspflicht noch? Für die Praxis folgt daraus vor allem eines: Wer gefragt wird, was er getan hat, sollte es zeigen können.
Die Verordnung selbst schreibt keine Form der Dokumentation vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt in ihrem Hinweispapier aber ausdrücklich, die Maßnahmen gut zu dokumentieren, und nennt dafür drei Angaben. Eine vierte ergibt sich aus der Logik der Vorschrift.
Die vier Angaben, die zählen
- Die Art der Maßnahme. Selbstlernkurs, Workshop, Schulung im Haus, Unterweisung am Arbeitsplatz. Die Bundesnetzagentur nennt ausdrücklich alle diese Formate, von Selbstlernprogrammen bis zu mehrstufigen Fortbildungen, intern wie extern.
- Der inhaltliche Umfang. Welche Themen behandelt wurden, etwa Grundlagen, die Werkzeuge im Haus, das Erkennen falscher Antworten, Regeln zum Umgang mit Daten.
- Der zeitliche Umfang. Wie lange die Maßnahme dauerte und an welchem Datum sie stattfand oder abgeschlossen wurde.
- Die teilnehmenden Personen. Namentlich, mit Funktion. Dazu zählen auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, etwa freie Mitarbeitende oder Dienstleister.
Die Bundesnetzagentur beschreibt den Aufbau von KI-Kompetenz in vier Grundsteinen: Bedarf ermitteln, Maßnahmen passend gestalten, regelmäßig auffrischen, ausreichend dokumentieren. Die Dokumentation ist also der letzte Schritt, nicht der erste. Wer ohne Bedarfsermittlung dokumentiert, hält nur fest, dass etwas stattgefunden hat.
Die Begründung, die oft fehlt
Welche Maßnahme angemessen ist, hängt nach Artikel 4 von den Kenntnissen der Beschäftigten und vom Zusammenhang ab, in dem KI eingesetzt wird. Eine Teilnehmerliste zeigt, dass geschult wurde. Sie zeigt nicht, warum gerade so. Deshalb gehört an den Anfang der Akte eine kurze Bestandsaufnahme mit vier Fragen, die die Bundesnetzagentur selbst vorschlägt:
- Welche Personen nutzen KI-Systeme?
- Welche Systeme sind das?
- Wofür werden sie genutzt?
- Welche Risiken sind mit dieser Nutzung verbunden?
Die Antworten passen oft in eine Tabelle mit einer Zeile je Abteilung. Ein Team, das KI für E-Mails und Zusammenfassungen nutzt, braucht eine gute Grundlage. Eine Personalabteilung, die Bewerbungen mit KI sortiert, braucht deutlich mehr. Wer das einmal aufschreibt, hat die Begründung für alles Weitere.
So sieht eine schlanke Akte aus
Für die meisten Unternehmen genügen drei Unterlagen.
| Unterlage | Inhalt | Umfang |
|---|---|---|
| Schulungskonzept | Bestandsaufnahme, gewählte Maßnahmen, Begründung, geplante Auffrischung | eine Seite |
| Sammelnachweis | alle geschulten Personen mit Funktion, Maßnahme und Datum | eine Liste |
| Teilnahmebescheinigungen | je Person: Inhalte, Umfang, Datum | ein Blatt je Person |
Legen Sie die Akte dort ab, wo auch andere Unterweisungen liegen, und benennen Sie eine Person, die sie aktuell hält. Wer neu ins Unternehmen kommt oder ein neues Werkzeug bekommt, wird nachgetragen.
Auffrischen und nachtragen
Eine feste Frist für die Auffrischung nennt weder die Verordnung noch die Bundesnetzagentur. Diese beschreibt den Aufbau von KI-Kompetenz aber als fortlaufenden Prozess, weil sich Werkzeuge, Einsatzfelder und Aufgaben ändern. Sinnvolle Anlässe sind ein neues Werkzeug im Haus, eine neue Aufgabe mit KI oder ein größerer Entwicklungsschritt der genutzten Systeme. Halten Sie im Schulungskonzept fest, woran Sie erkennen, dass es wieder Zeit ist.
Was Sie sich sparen können
- Zertifikate. Die Verordnung verlangt keine Zertifizierung der Maßnahme und keine bestimmte Prüfstelle.
- Prüfungen mit Punktzahl. Seit der Neufassung muss kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen belegt werden. Ein kurzer Test kann beim Lernen helfen, als Nachweis ist er nicht gefordert.
- Umfangreiche Handbücher. Eine nachvollziehbare Seite ist mehr wert als ein Ordner, den niemand pflegt.
Häufige Fragen
Reicht eine Teilnahmebescheinigung als Nachweis für die KI-Kompetenz?
Sie ist ein wichtiger Teil, aber allein wenig aussagekräftig. Aussagekräftig wird sie zusammen mit einer kurzen Bestandsaufnahme, die begründet, warum diese Maßnahme zu Ihrem Einsatz von KI passt, und mit einer Übersicht über alle geschulten Personen.
Muss die KI-Schulung von einem zertifizierten Anbieter kommen?
Nein. Die KI-Verordnung schreibt keine Zertifizierung vor, weder für die Schulung noch für den Anbieter. Maßnahmen können intern oder extern durchgeführt werden. Entscheidend ist, dass sie zum Einsatz passen und festgehalten sind.
Zählt eine interne Schulung als Maßnahme nach Artikel 4?
Ja. Die Bundesnetzagentur nennt ausdrücklich interne wie externe Maßnahmen. Auch eine Unterweisung durch eine erfahrene Kollegin kann dazugehören, wenn Inhalt, Dauer und Teilnehmende festgehalten werden.
Müssen auch Aushilfen und Dienstleister geschult werden?
Artikel 4 bezieht neben dem eigenen Personal auch andere Personen ein, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten. Wer also für Sie mit einem KI-Werkzeug arbeitet, gehört in die Bestandsaufnahme. Wie weit das im Einzelfall reicht, hängt von der Art der Zusammenarbeit ab.
Quellen
- Bundesnetzagentur: Hinweispapier KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung, Juni 2025, bundesnetzagentur.de
- Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4 in der Fassung vom 27.07.2026, eur-lex.europa.eu
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), Amtsblatt der EU vom 24.07.2026, eur-lex.europa.eu
Dieser Beitrag ordnet ein und gibt den Stand vom 28. September 2026 wieder. Er ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.
