Eine gute KI-Schulung für alle besteht aus sechs Bausteinen: was KI ist und was nicht, die Werkzeuge im eigenen Haus, das Handwerk des Aufgabenstellens, das Erkennen falscher Antworten, Regeln für Daten und die Übertragung auf die eigene Arbeit. Wer KI in sensiblen Bereichen nutzt, braucht darüber hinaus eine Vertiefung.
Viele KI-Schulungen erklären, wo man klickt. Danach wissen die Teilnehmenden, wie ein Werkzeug aussieht, aber nicht, wann sie ihm trauen können. Die EU-KI-Verordnung gibt keine Inhalte vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt in ihrem Hinweispapier einen Aufbau, der technische, rechtliche und ethische Fragen verbindet und stufenweise vorgeht: zuerst eine gemeinsame Grundlage, dann Vertiefung nach Bedarf.
Aus unserer Arbeit mit Teams ergeben sich daraus sechs Bausteine für die Grundlage.
1. Was KI ist und was sie nicht ist
Die Teilnehmenden sollten die Begriffe auseinanderhalten können, die im Alltag ständig fallen: das Modell, die Anweisung, die man ihm gibt, und der Kontext, den man mitliefert. Und sie sollten wissen, warum zwei Werkzeuge auf dieselbe Frage unterschiedlich antworten, und warum dasselbe Werkzeug beim zweiten Mal etwas anderes sagt. Ein Sprachmodell berechnet wahrscheinliche Fortsetzungen eines Textes. Wer das einmal verstanden hat, erwartet keine Gewissheit, wo nur Wahrscheinlichkeit geliefert wird.
2. Die Werkzeuge im eigenen Haus
Allgemeine Überblicke über zwanzig Anwendungen helfen wenig. Geschult werden sollte an den Werkzeugen, die im Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen, etwa Microsoft Copilot, ChatGPT oder Claude. Dazu gehört, wofür sich welches eignet und wofür nicht. Oft liegt eine Lizenz längst im Haus und wird kaum genutzt, weil niemand gezeigt hat, was damit geht.
3. Das Handwerk: Aufgaben so stellen, dass Brauchbares herauskommt
Der größte Unterschied zwischen Enttäuschung und Nutzen liegt in der Aufgabenstellung. Wer Rolle, Ziel, Ausgangsmaterial und gewünschte Form angibt, bekommt bessere Ergebnisse als mit einem einzelnen Satz. Dazu gehört, wie man ein langes Dokument so hineingibt, dass es tatsächlich berücksichtigt wird, und wie man ein Ergebnis in zwei, drei Schritten verbessert, statt neu anzufangen.
4. Fehler erkennen
KI-Werkzeuge liefern gelegentlich Antworten, die überzeugend klingen und falsch sind: erfundene Quellen, falsche Zahlen, Paragrafen, die es nicht gibt. Die Teilnehmenden sollten an Beispielen üben, woran man das merkt und wann eine Prüfung Pflicht ist. Faustregel: Je mehr eine Antwort nach außen geht oder je mehr von ihr abhängt, desto genauer wird geprüft.
5. Regeln für Daten
Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Das ist die Frage, die in fast jeder Schulung zuerst gestellt wird. Die Antwort sollte das Unternehmen vorher klären und in der Schulung einfach vermitteln, am besten mit einer kurzen Übersicht, die neben der Tastatur liegen bleibt. Mehr dazu im Beitrag Welche Daten dürfen Mitarbeiter in ChatGPT eingeben?
6. Die Übertragung auf die eigene Arbeit
Eine Schulung ist erst dann etwas wert, wenn sich danach die Arbeit ändert. Deshalb gehört an das Ende jeder Einheit eine Aufgabe aus dem eigenen Arbeitsalltag: eine E-Mail, die man ohnehin schreiben muss, eine Zusammenfassung, eine Recherche. Wer das Gelernte an einer echten Aufgabe ausprobiert, behält es.
Hermann Ebbinghaus zeigte 1885, dass neu Gelerntes ohne Wiederholung schnell verblasst. Das gilt auch für KI-Schulungen. Kleine Einheiten, die man über einige Tage verteilt und sofort anwendet, wirken länger als ein einzelner langer Schulungstag.
Wer mehr braucht als die Grundlage
Die sechs Bausteine reichen für den üblichen Einsatz im Büro. Wer KI einsetzt, wo es um Entscheidungen über Menschen geht, braucht mehr: Personalabteilungen, die Bewerbungen vorsortieren, oder Bereiche, die mit Gesundheitsdaten oder Kreditwürdigkeit zu tun haben. Hier gehören die eingesetzten Systeme, ihre Grenzen und die zusätzlichen Anforderungen der Verordnung in eine eigene Vertiefung.
Auch Führungskräfte brauchen einen anderen Schwerpunkt. Für sie geht es weniger um das Handwerk als um die Fragen, wo KI im eigenen Bereich sinnvoll ist, welche Regeln gelten sollen und wie das Team dabei begleitet wird.
Wie lange eine Grundschulung dauern sollte
Eine feste Dauer schreibt niemand vor. Für den Einsatz im Büro halten wir 90 Minuten in kleinen Einheiten für eine angemessene Grundlage, wenn die sechs Bausteine abgedeckt sind und am Ende eine Aufgabe aus dem eigenen Alltag steht. Wichtiger als die Länge ist, dass die Schulung festgehalten wird. Wie das geht, steht im Beitrag KI-Kompetenz nachweisen.
Häufige Fragen
Wie lange sollte eine KI-Schulung für Mitarbeiter dauern?
Eine feste Dauer ist nicht vorgeschrieben. Für den üblichen Einsatz im Büro ist eine Grundlage von rund 90 Minuten in kleinen Einheiten angemessen, wenn Grundverständnis, Handwerk, Fehlererkennung und Datenregeln abgedeckt sind. Wer KI in sensiblen Bereichen nutzt, braucht mehr.
Reicht eine Online-Schulung für die KI-Kompetenz?
Ja, das kann ausreichen. Die Bundesnetzagentur nennt Selbstlernprogramme ausdrücklich als mögliches Format, neben Workshops und mehrstufigen Fortbildungen. Entscheidend sind die Inhalte, der Bezug zum eigenen Einsatz und die Dokumentation. Wann online und wann vor Ort besser passt, steht im Beitrag KI-Schulung online oder vor Ort.
Wer sollte im Unternehmen zuerst geschult werden?
Alle, die bereits mit KI-Werkzeugen arbeiten, und zwar zuerst diejenigen, deren Ergebnisse nach außen gehen oder Entscheidungen beeinflussen. Eine kurze Bestandsaufnahme, wer welches Werkzeug wofür nutzt, zeigt die Reihenfolge.
Brauchen Führungskräfte eine andere KI-Schulung?
Sie brauchen dieselbe Grundlage und zusätzlich einen anderen Schwerpunkt: wo KI im eigenen Bereich sinnvoll ist, welche Regeln gelten sollen und wie das Team bei der Einführung begleitet wird.
Quellen
- Bundesnetzagentur: Hinweispapier KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung, Juni 2025, bundesnetzagentur.de
- Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4 und Artikel 3 Nr. 56 (Begriff der KI-Kompetenz), eur-lex.europa.eu
- Hermann Ebbinghaus: Über das Gedächtnis. Untersuchungen zur experimentellen Psychologie, Leipzig 1885
Dieser Beitrag ordnet ein und gibt den Stand vom 28. September 2026 wieder. Er ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.
