Öffentliche Informationen und eigene Texte ohne Bezug zu Personen sind unproblematisch. Interne Unterlagen gehören nur in ein Werkzeug, das das Unternehmen dafür freigegeben und vertraglich abgesichert hat. Personenbezogene Daten, Zugangsdaten und vertrauliche Geschäftsinformationen bleiben draußen, solange das Unternehmen dafür keine ausdrückliche Regel getroffen hat. Private Konten sind für dienstliche Inhalte keine gute Wahl.
Es ist die Frage, die in fast jeder KI-Schulung zuerst kommt, meistens noch vor der ersten Übung. Und sie wird oft deshalb gestellt, weil es im Unternehmen noch keine Antwort gibt. Die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, hält in ihrer Orientierungshilfe zu KI fest, dass ohne klare Regeln das Risiko besteht, dass Beschäftigte KI-Anwendungen eigenmächtig und unkontrolliert nutzen. Sie geht davon aus, dass das in vielen Unternehmen bereits Realität ist.
Die gute Nachricht: Für den Alltag reicht eine einfache Unterscheidung in drei Farben. Sie ersetzt keine Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten, aber sie gibt dem Team eine Richtung, bis die Regeln im Detail stehen.
Die Ampel für den Arbeitsalltag
Grün: darf hinein
- Öffentlich zugängliche Informationen, etwa aus der eigenen Website oder aus Pressemitteilungen
- Eigene Entwürfe ohne Namen und ohne Bezug zu bestimmten Personen
- Allgemeine Fachfragen, Formulierungshilfen, Gliederungen, Ideen
Gelb: nur in ein freigegebenes Werkzeug
- Interne Unterlagen ohne Personenbezug, etwa Prozessbeschreibungen oder Entwürfe für Angebote
- Texte, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, aber keine Geheimnisse enthalten
Gelb heißt: nur in einem Werkzeug, das das Unternehmen ausgewählt, vertraglich abgesichert und so eingestellt hat, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Nicht in einem privaten Konto.
Rot: bleibt draußen
- Personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden, Beschäftigten oder Bewerbenden
- Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Angaben
- Zugangsdaten, Passwörter, Kontonummern
- Vertrauliche Geschäftsinformationen, etwa Kalkulationen, Verträge mit Verschwiegenheitsklausel oder unveröffentlichte Zahlen
Rot heißt nicht, dass solche Daten niemals mit KI verarbeitet werden dürfen. Es heißt: nicht ohne eine ausdrückliche Regelung des Unternehmens, die Rechtsgrundlage, Vertrag und Werkzeug geklärt hat.
Namen wegzulassen reicht oft nicht. Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass sich ein Bezug zu einer Person häufig aus dem Zusammenhang herstellen lässt, etwa über Funktion, Ort und Anlass. Die Beschreibung der einzigen Buchhalterin in einer Niederlassung ist auch ohne Namen eindeutig.
Privates Konto oder Unternehmenskonto
Der wichtigste Unterschied liegt nicht zwischen den Werkzeugen, sondern zwischen den Konten. Bei vielen kostenlosen und privaten Zugängen können Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden, wenn man das nicht in den Einstellungen abschaltet. Unternehmensversionen schließen das in der Regel aus und bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung an.
Die Datenschutzkonferenz empfiehlt deshalb, dass Arbeitgeber für die dienstliche Nutzung eigene Konten und Geräte bereitstellen. Beschäftigte sollten nicht gezwungen sein, mit privaten Konten zu arbeiten. Die Konten sollten von Beginn an so eingestellt sein, dass Eingaben nicht zum Training genutzt werden und keine Eingabe-Historie über die Sitzung hinaus gespeichert wird.
Vier Entscheidungen, die das Unternehmen vorher trifft
- Welche Werkzeuge sind freigegeben? Eines oder zwei, mit Unternehmenskonto. Alles andere ist für dienstliche Inhalte nicht vorgesehen.
- Wofür dürfen sie genutzt werden? Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, erlaubte und untersagte Einsatzfälle mit konkreten Beispielen zu beschreiben.
- Was gilt für personenbezogene Daten? Diese Frage klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor jemand im Team sie für sich beantwortet.
- Wer ist ansprechbar? Eine Person, die Fragen beantwortet und die Regeln aktuell hält.
Das Ergebnis passt auf eine Seite. Wo ein Betriebsrat besteht, bietet sich laut Datenschutzkonferenz eine Betriebsvereinbarung an, sonst eine Dienstanweisung. Entscheidend ist, dass die Regel dem Team bekannt ist. Deshalb gehört sie in die Schulung, siehe KI-Schulung für Mitarbeiter: Welche Inhalte gehören hinein?
Ein Kniff für den Alltag: Platzhalter
Viele Aufgaben lassen sich erledigen, ohne dass echte Angaben das Unternehmen verlassen. Statt der Beschwerde von Frau Müller aus Leipzig gibt man die Beschwerde einer Kundin über eine verspätete Lieferung ein und lässt eine Antwort entwerfen. Namen, Beträge und Einzelheiten setzt man danach selbst ein. Das kostet eine Minute und hält die meisten Aufgaben im grünen Bereich.
Häufige Fragen
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Nicht ohne eine ausdrückliche Regelung Ihres Unternehmens. Für personenbezogene Daten braucht es eine Rechtsgrundlage, und bei einem externen Anbieter in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob das für ein Werkzeug gegeben ist, klärt das Unternehmen mit seiner oder seinem Datenschutzbeauftragten. Bis dahin gilt: Platzhalter statt echter Angaben.
Dürfen Mitarbeiter private KI-Konten für die Arbeit nutzen?
Das entscheidet das Unternehmen. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, für die dienstliche Nutzung Konten und Geräte des Arbeitgebers bereitzustellen und die Einstellungen so zu wählen, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Private Konten bieten diese Sicherheit in der Regel nicht.
Brauchen wir eine KI-Richtlinie im Unternehmen?
Eine kurze, verständliche Regel ist sehr zu empfehlen. Sie legt fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, wofür sie genutzt werden dürfen, was für personenbezogene Daten gilt und wer ansprechbar ist. Eine Seite genügt, wenn das Team sie kennt. Was hineingehört, steht im Beitrag KI-Richtlinie für Mitarbeiter.
Reicht es, Namen zu entfernen, bevor ich einen Text in eine KI gebe?
Oft nicht. Aus Funktion, Ort und Anlass lässt sich eine Person häufig trotzdem erkennen. Sicherer ist es, die Aufgabe allgemein zu beschreiben und Einzelheiten erst nachträglich selbst einzusetzen.
Quellen
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 vom 06.05.2024, datenschutzkonferenz-online.de
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 28 Auftragsverarbeiter, eur-lex.europa.eu
Dieser Beitrag ordnet ein und gibt den Stand vom 28. September 2026 wieder. Er ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.
