Wie oft muss eine KI-Schulung aufgefrischt werden?

Die erste KI-Schulung ist gemacht, die Teilnahme dokumentiert. Bald kommt die Frage: Reicht das jetzt, oder muss das jedes Jahr wiederholt werden? Die Antwort hat zwei Teile. Was die Regeln verlangen, ist schnell gesagt. Was im Alltag sinnvoll ist, braucht etwas mehr.

Was die KI-Verordnung zur Wiederholung sagt

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, also auch Unternehmen, die KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag einsetzen. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026, heißt es dort, sie ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht sicherstellen. Was sich genau geändert hat, steht im Beitrag Gilt die KI-Schulungspflicht noch?

Eine Frist, ein Intervall oder eine Mindestzahl an Schulungen nennt der Artikel nicht. Auch die Europäische Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz keinen Rhythmus vor. Sie stellt klar, dass Artikel 4 keine Pflicht enthält, das KI-Wissen der Beschäftigten zu messen, und dass kein Zertifikat nötig ist. Ein interner Nachweis über Schulungen und andere Maßnahmen genügt.

Was die Bundesnetzagentur empfiehlt

Deutlicher wird die Bundesnetzagentur, die in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 die zentrale Stelle für die KI-Verordnung ist. In ihrem Hinweispapier zur KI-Kompetenz nennt sie vier Grundsteine: Bedarf ermitteln, Maßnahmen gestalten, regelmäßig auffrischen, dokumentieren. Der Aufbau von KI-Kompetenz solle ein dynamischer und fortlaufender Prozess sein. Als Gründe führt sie drei Punkte an:

• Was unter KI-Kompetenz verstanden wird, kann sich im Lauf der Zeit ändern.
• Der Zusammenhang, in dem eine Person mit KI arbeitet, kann sich ändern.
• Technische Entwicklungen eröffnen neue Anwendungsfelder.

Eine feste Zahl nennt auch die Bundesnetzagentur nicht. Das Papier ist ausdrücklich eine Orientierungshilfe und keine verbindliche Vorgabe. Es wurde im Juni 2025 geschrieben, also vor der Neufassung von Artikel 4. Der Gedanke dahinter gilt unverändert: Eine einmalige Schulung ist ein Anfang, kein Abschluss.

Fünf Anlässe, bei denen eine Auffrischung lohnt

Statt nach dem Kalender zu fragen, hilft der Blick auf das, was sich im Unternehmen ändert. Diese Anlässe sind typisch:

1. Ein neues Werkzeug kommt hinzu. Wer bisher mit einem Chat-Werkzeug im Browser gearbeitet hat und jetzt einen Assistenten in Mail, Kalender und Ablage bekommt, arbeitet mit anderen Daten und anderen Möglichkeiten. Was darf das Werkzeug sehen, was soll es nicht bearbeiten? Das gehört vor dem Start geklärt.
2. Ein bekanntes Werkzeug ändert sich. KI-Anbieter erweitern ihre Produkte laufend, etwa um Websuche, Dateiablage oder Funktionen, die Aufgaben selbständig in mehreren Schritten ausführen. Eine kurze Einweisung in das Neue verhindert, dass es unbemerkt mit den falschen Daten genutzt wird.
3. Jemand übernimmt eine neue Aufgabe. Wer von der Buchhaltung in den Vertrieb wechselt oder Führungsverantwortung übernimmt, setzt KI für andere Zwecke ein. Andere Zwecke bedeuten andere Risiken und oft andere Daten.
4. Die internen Regeln ändern sich. Wird die KI-Richtlinie überarbeitet, ein Werkzeug freigegeben oder gesperrt, sollten das alle erfahren und nicht nur in einer Rundmail lesen. Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, steht im Beitrag Welche Daten dürfen Mitarbeiter in ChatGPT eingeben?
5. Im Alltag hakt es. Eine KI-Antwort mit falschen Zahlen ist ungeprüft beim Kunden gelandet, oder im Team herrscht Unsicherheit, ob ein bestimmter Einsatz in Ordnung ist. Solche Hinweise zeigen genau, wo eine Auffrischung ansetzen sollte.

Neue Beschäftigte sind kein Anlass zur Auffrischung, sondern brauchen die Grundlage. Am einfachsten gehört die KI-Schulung zur Einarbeitung, so wie die Unterweisung zum Datenschutz.

Ein fester Termin als Sicherheitsnetz

Anlässe lassen sich leicht übersehen, gerade in kleinen Unternehmen, in denen niemand eigens für das Thema zuständig ist. Deshalb empfiehlt sich zusätzlich ein fester Termin, zum Beispiel einmal im Jahr. Er muss nicht lang sein. Drei Fragen genügen als Gerüst:

• Welche KI-Werkzeuge nutzen wir heute, und wer nutzt sie wofür?
• Was hat sich seit dem letzten Termin bei den Werkzeugen, den Aufgaben und den Regeln geändert?
• Wo gab es Fehler, Rückfragen oder Unsicherheiten?

Aus den Antworten ergibt sich, ob eine kurze Einheit für alle reicht oder ob einzelne Gruppen mehr brauchen. Diese Prüfung entspricht dem ersten Grundstein der Bundesnetzagentur, dem Ermitteln des Bedarfs, nur eben wiederholt.

Wie eine gute Auffrischung aussieht

Eine Auffrischung ist keine Wiederholung des Grundkurses. Wer die Grundlagen kennt, langweilt sich bei denselben Folien und nimmt nichts mit. Besser wirkt, was gezielt am Neuen ansetzt:

• Kurz und konkret. Eine Einheit zu genau dem, was sich geändert hat: das neue Werkzeug, die geänderte Regel, der Fehler aus dem letzten Quartal.
• An echten Aufgaben. Jede Person probiert das Neue an einer Aufgabe aus dem eigenen Alltag aus und prüft das Ergebnis.
• Mit Platz für Fragen. Ein kurzer gemeinsamer Austausch bringt zutage, was im Alltag hakt. Daraus entsteht oft der Inhalt der nächsten Auffrischung.

Die Grundlage selbst bleibt dabei stabil: was KI kann und was nicht, wie man Aufgaben stellt, woran man falsche Antworten erkennt, welche Daten hineindürfen. Welche Inhalte in die erste Schulung gehören, steht im Beitrag KI-Schulung für Mitarbeiter: Welche Inhalte gehören hinein?

Auch die Auffrischung dokumentieren

Jede Auffrischung ist eine Maßnahme im Sinne von Artikel 4 und gehört in dieselbe Dokumentation wie die erste Schulung: Art der Maßnahme, Inhalt, zeitlicher Umfang, Datum und teilnehmende Personen. Hilfreich ist ein Satz zum Anlass, etwa „Einführung des neuen Assistenten im Mailprogramm“. Damit ist später nachvollziehbar, warum wann nachgeschult wurde. Wie eine solche Dokumentation aufgebaut sein kann, zeigt der Beitrag KI-Kompetenz nachweisen: Was gehört in die Dokumentation?

Kurz zusammengefasst

Häufige Fragen

Dieser Beitrag ordnet ein und gibt den Stand vom 1. Oktober 2026 wieder. Er ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.