Microsoft Copilot einführen: Was sollten Mitarbeiter vorher können?

Die Lizenzen sind bestellt, die IT richtet alles ein, und in wenigen Wochen erscheint Copilot in Word, Outlook und Teams. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, was das Team vorher wissen sollte. Microsoft liefert ein Werkzeug, das sich ohne Vorkenntnisse öffnen lässt. Gute Ergebnisse liefert es aber erst, wenn die Menschen davor wissen, wie es arbeitet und wo seine Grenzen liegen.

Was Copilot anders macht als ein offener Chat

Ein frei zugänglicher KI-Chat arbeitet mit dem, was Sie hineinkopieren. Microsoft Copilot geht weiter. Nach Angaben von Microsoft verbindet es Sprachmodelle mit den Inhalten Ihres Unternehmens in Microsoft 365: E-Mails, Chats, Kalender, Besprechungen und Dokumente. Copilot zeigt dabei nur Unternehmensdaten an, für die die jeweilige Person mindestens eine Leseberechtigung hat.

Das ist eine gute Nachricht und eine Aufgabe zugleich. Copilot öffnet keine Türen, die vorher verschlossen waren. Es findet aber zuverlässig, was hinter offenen Türen liegt. Eine Präsentation, die vor Jahren für die ganze Firma freigegeben wurde, ein Ordner mit zu weiten Rechten, ein Teams-Kanal, in dem noch ehemalige Projektpartner Mitglied sind: Was bisher niemand gesucht hat, kann jetzt in einer Antwort auftauchen.

Microsoft schreibt dazu selbst, es sei wichtig, die Berechtigungsmodelle in SharePoint und den anderen Diensten so zu nutzen, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff haben. Diese Aufräumarbeit liegt bei der IT. Das Team sollte aber wissen, warum sie geschieht und worauf es selbst beim Teilen von Dateien achten kann.

Vier Dinge, die das Team vor dem Start können sollte

Erstens: wissen, worauf Copilot zugreift. Wer weiß, dass Copilot in Mails, Chats und Dateien sucht, auf die er selbst Zugriff hat, kann Antworten besser einschätzen. Und wer dabei auf Inhalte stößt, die er offensichtlich nicht sehen sollte, meldet das der IT, statt sie weiterzuverwenden.

Zweitens: klare Aufgaben formulieren. Copilot liefert bessere Ergebnisse, wenn die Aufgabe Zweck, Zielgruppe und gewünschte Form nennt und auf die passenden Unterlagen verweist. „Fasse das Protokoll vom Dienstag für die Geschäftsführung in fünf Punkten zusammen“ führt weiter als „Fasse zusammen“. Das lässt sich in einer Stunde üben, wenn die Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag stammen.

Drittens: Ergebnisse prüfen. Copilot berechnet Antworten aus Wahrscheinlichkeiten. Es kann Zahlen falsch übernehmen, Aussagen verkürzen oder eine Quelle heranziehen, die nicht mehr aktuell ist. Copilot nennt bei vielen Antworten die verwendeten Dokumente. Wer gelernt hat, diese Verweise anzuklicken und gegenzulesen, erkennt Fehler früh.

Viertens: die Regeln für Daten kennen. Auch ein Werkzeug, das im Firmenkonto läuft, ist kein Freibrief für jede Eingabe. Das Team sollte wissen, welche Inhalte in Copilot gehören, welche nicht und an wen es sich bei Zweifeln wendet. Wie eine solche Regel aussehen kann, steht im Beitrag Welche Daten dürfen Mitarbeiter in ChatGPT eingeben? Die Ampel dort passt auch für Copilot.

Was das Unternehmen vorher klärt

Die Schulung des Teams ist die eine Hälfte. Die andere sind Entscheidungen, die vor dem Start fallen sollten:

• Welche Zugriffsrechte in SharePoint, Teams und OneDrive bereinigt werden müssen
• Welche Zusatzfunktionen freigegeben werden, etwa die Websuche oder Agenten von Drittanbietern
• Welche internen Regeln für Daten gelten und wo sie für alle nachzulesen sind
• Wer im Haus Fragen beantwortet und Rückmeldungen sammelt
• Ob der Betriebsrat, wo es ihn gibt, rechtzeitig unterrichtet ist

Zum letzten Punkt: Das Betriebsverfassungsgesetz verlangt in § 90, den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz rechtzeitig zu unterrichten und mit ihm zu beraten. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz klare interne Regeln mit Beispielen und weist darauf hin, dass sich dafür eine Betriebsvereinbarung anbietet.

Copilot und die KI-Kompetenz nach Artikel 4

Wer Copilot im Unternehmen einsetzt, verwendet ein KI-System in eigener Verantwortung und ist damit Betreiber im Sinne der EU-KI-Verordnung. Artikel 4 verlangt seit seiner Neufassung im Juli 2026, dass Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Eine Copilot-Einführung ist ein naheliegender Anlass für eine solche Maßnahme. Halten Sie fest, wer wann woran teilgenommen hat. Was in diese Dokumentation gehört, steht im Beitrag KI-Kompetenz nachweisen: Was gehört in die Dokumentation?

So kann der Ablauf aussehen

Copilot verändert sich laufend, Microsoft ergänzt Funktionen und benennt sie um. So heißt Microsoft 365 Copilot inzwischen schlicht Microsoft Copilot. Eine einmalige Schulung zum Start reicht deshalb selten aus. Wann eine Auffrischung sinnvoll ist, steht im Beitrag Wie oft muss eine KI-Schulung aufgefrischt werden?

Der erste Schritt

Bevor die Lizenzen verteilt werden, fragen Sie die IT, wie weit die Zugriffsrechte geprüft sind, und planen Sie eine kurze Grundschulung für alle, die Copilot nutzen werden. Welche Inhalte über Copilot hinaus in eine solche Schulung gehören, steht im Beitrag KI-Schulung für Mitarbeiter: Welche Inhalte gehören hinein?

Häufige Fragen

Dieser Beitrag ordnet ein und gibt den Stand vom 28. Oktober 2026 wieder. Er ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.